10 Unverzichtbare MS-Outlook-Tricks für mehr Produktivität

Outlook ist mehr als nur ein E-Mail-Programm – es ist ein mächtiges Werkzeug zur Organisation und Kommunikation. Mit diesen 10 Tipps holst du das Maximum aus deinem Outlook heraus:

1. Die Macht der Regeln

• Automatisierung: Erstelle Regeln, um eingehende E-Mails automatisch zu sortieren, zu markieren oder in bestimmte Ordner zu verschieben.
• Zeit sparen: Vermeide manuelles Sortieren und konzentriere dich auf die wirklich wichtigen Nachrichten.

2. Schnellsuche meistern

• Präzise Ergebnisse: Nutze Suchbegriffe, Datumsbereiche und andere Kriterien, um schnell nach bestimmten E-Mails, Kontakten oder Aufgaben zu suchen.
• Zeitersparnis: Finde, was du brauchst, ohne stundenlang durch deine Inbox zu scrollen.

3. Tastenkürzel kennen

• Effizienter arbeiten: Lerne die wichtigsten Tastenkürzel, um E-Mails zu öffnen, zu beantworten, zu verschieben oder zu löschen.
• Schnelle Navigation: Bewege dich blitzschnell durch Outlook und spare wertvolle Zeit.

4. Signaturen personalisieren

• Professioneller Auftritt: Erstelle mehrere Signaturen für verschiedene Zwecke (geschäftlich, privat) und füge sie automatisch zu deinen E-Mails hinzu.
• Zeitersparnis: Vermeide das wiederholte Eintippen deiner Kontaktdaten.

5. Kalender effektiv nutzen

• Terminplanung: Verwende den Kalender für Termine, Aufgaben und Fristen.
• Integration: Verknüpfe Aufgaben mit E-Mails und Kontakten für einen besseren Überblick.

6. Aufgaben verwalten

• To-do-Listen: Erstelle Aufgabenlisten und setze Prioritäten.
• Erinnerungen: Richte Erinnerungen ein, um wichtige Deadlines nicht zu verpassen.

7. Quick Parts verwenden

• Wiederverwendbare Inhalte: Speichere häufig verwendete Textbausteine (z.B. Grußformeln, Standardantworten) als Quick Parts.
• Zeitersparnis: Vermeide das wiederholte Tippen von Standardtexten.

8. E-Mails zeitversetzt senden

• Flexible Planung: Plane den Versand von E-Mails für einen späteren Zeitpunkt.
• Bessere Organisation: Vermeide, dass wichtige E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten verschickt werden.

9. Gruppen erstellen

• Effiziente Kommunikation: Erstelle Gruppen für bestimmte Projekte oder Teams und sende E-Mails an alle Mitglieder gleichzeitig.
• Organisation: Behalte den Überblick über alle Beteiligten.

10. Erweiterungen nutzen

• Individuelle Anpassung: Erweitere die Funktionalität von Outlook mit Add-ins für Aufgabenverwaltung, Kalenderintegration und mehr.
• Mehrwert: Passe Outlook an deine individuellen Bedürfnisse an.

Zusätzliche Tipps:

• Ordnerstruktur: Erstelle eine klare und logische Ordnerstruktur, um deine E-Mails zu organisieren.
• Suchordner: Erstelle Suchordner, um bestimmte Arten von E-Mails automatisch zu filtern.
• Abwesenheitsassistent: Richte eine automatische Antwort ein, wenn du nicht im Büro bist.
• Kurzbefehle: Erstelle eigene Kurzbefehle für häufig ausgeführte Aufgaben.
• Kaffepause: Natürlich darf in jedem Büro kein guter Kaffee fehlen.

Mit diesen Tipps kannst du deine Arbeit in Outlook deutlich effizienter gestalten. Probiere die verschiedenen Funktionen aus und finde heraus, welche am besten zu deinem Arbeitsablauf passen.

Ähnliche Posts:

• Office Professional 2007 hilft Zeit sparen.
• Gaming Computer mit AMD Ryzen Gaming PC
• OLG München: Cloud-Dienste keine vergütungspflichtigen Vervielfältigungsgeräte oder Speichermedien
• Monopoly Go – Frust statt Spielspaß?
• Nahtloser Datenaustausch: So Synchronisieren Sie PC, Android-Tablet und Smartphone über Cloud-Dienste